Os dados pessoais dos candidatos a sócios, são recolhidos através de formulário em papel disponibilizado na sede, em locais de divulgação da Cooperativa e no site. É preenchido pelo próprio e são pedidos os seguintes dados pessoais:
·Nome, morada, contactos telefónicos, contacto de email, forma de pagamento de quotas e respetivo valor da quota a pagar;
O referido formulário é submetido à reunião de direcção, para aprovação  de admissão como sócio. Após aprovação, o processamento dos dados pessoais é o seguinte:
·As informações de nome, morada, contactos telefónicos, contacto email, são transcritas para uma ficha de sócio e atribuído um número sequencial de sócio;
·a morada e o endereço de correio eletrónico são utilizadas para envio de correspondência relacionada com as atividades da Cooperativa e para cumprimento das suas obrigações legais perante os sócios, como a marcação de assembleias e outros assuntos;
·a data de nascimento pode ser utilizada anualmente para enviar os parabéns aos sócios, por correio eletrónico ou por carta para a morada indicada pelo próprio;
·caso tenha sido disponibilizado um endereço de correio eletrónico, esse endereço é colocado numa lista de distribuição de informações para sócios, cujo modo de funcionamento se detalha mais abaixo neste documento;
·As informações sobre a atividade profissional e habilitações literárias poderão ser utilizadas pela direção da instituição para contactar o próprio no caso de algum assunto relacionado com essa atividade profissional ou habilitações, caso seja considerado de potencial interesse para ambas as partes ou para o sócio;
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Os referidos dados pessoais são armazenados internamente na instituição, em meio físico papel e digital, nos computadores existentes. São feitas periodicamente salvaguardas dos dados que existem em formato digital. As referidas salvaguardas são feitas para suporte digital, sendo o conteúdo cifrado.
Os dados são mantidos fisicamente na Cooperativa, na sua sede.​
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Lista de distribuição de correio eletrónico para os sócios​
A comunicação unidirecional com os sócios via correio eletrónico, para divulgação de atividades e outras informações, feita através de lista de distribuição, é efetuada por intermédio de um serviço de alojamento na Internet, sendo a comunicação feita por meios seguros e cifrados (https).​
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Site Oficial da Cooperativa Cultural Saudação em Penacova
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O site da Cooperativa. serve para divulgação dos seus princípios e das suas atividades.
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Que direitos tem sobre os seus dados
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Pode consultar, alterar ou solicitar a eliminação dos seus dados pessoais, através de mensagem, utilizando o formulário existente na página "Contacto".​​​​

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A proteção e tratamento dos dados é considerado pela Cooperativa um processo permanente que não se esgota no período de entrada em vigor da nova lei, sendo um esforço contínuo para garantir a privacidade das pessoas. ​
·O site tem Certificado SSL, um certificado digital que autentica a identidade de um site e possibilita uma conexão criptografada. O termo "SSL" significa "Secure Sockets Layer" (camada de soquete seguro), um protocolo de segurança que cria um link criptografado entre um servidor Web e um navegador Web;

·Elaboração e publicação da política de privacidade no site;
·Pedido de concordância/consentimento com a política de privacidade, sendo registado o endereço de email, data e hora do consentimento;